برای درک بهتر مدیریت دانش، دانستن مفاهیم اساسی و تئوری های مهم در این زمینه لازم و ضروری است. تحقیقات انجام شده در این بخش، چارچوب خوبی را برای درک بهتر مدیریت دانش در زمینه موضوعی علوم اطلاع رسانی و فن آوری اطلاعات فراهم می آورند. در این بخش با زمینه های موضوعی زیر آشنا می شویم:

• داده‌ها

داده‌ها واقعیت‌های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند. سازمان‌های نوین، معمولا داده‌ها را در یک سامانه فن‌آوری اطلاعات ذخیره می‌کنند. شرکت‌ها، مدیریت داده‌ها را از نظر کمی بر حسب ظرفیت سرعت و هزینه ارزشیابی می‌کنند، همه سازمان‌ها به انواع داده‌ها احتیاج دارند. داده‌ها مواد خام و عناصر مورد نیاز برای تصمیم‌گیری به شمار می‌آیند.

• اطلاعات

اطلاعات واژه "inform" در انگلیسی به معنای "شکل دادن" بوده و "information" نیز به معنی شکل دادن بینش و دید دریافت‌کننده اطلاعات است. اطلاعات در واقع نوعی پیام به شمار می‌آید. این پیام می‌تواند به شکل مدرکی مکتوب و یا غیرمکتوب باشد. اطلاعات همانند پیام، از یک فرستنده ارسال شده و به وسیله یک گیرنده دریافت می‌شود. دریافت اطلاعات به این معنی است که درک گیرنده نسبت به مسائل تغییر کند و داوری‌ها و رفتارهای او دگرگون شود. دریافت‌کننده اطلاعات می‌تواند مشخص کند که دریافتی‌های وی واقعا اطلاعات بوده و او را تحت تأثیر قرار داده است یا خیر.

در سازمان‌ها، اطلاعات از طریق شبکه‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری جابجا و توزیع می‌شوند. اطلاعات برخلاف داده‌ها، معنی‌دار هستند؛ به قول پیتر دراکر: داشتن ارتباط و هدف، ویژگی اطلاعات است. اطلاعات، نه تنها دارای قابلیت تأثیرگذاری بر گیرنده است، بلکه خود نیز شکل خاصی دارد و برای هدف خاصی سازمان‌دهی می‌شود.

داده‌ها زمانی به اطلاعات تبدیل می‌شوند که ارائه‌دهنده آنها معنی و مفهوم خاصی به آنها ببخشد. با افزودن ارزش به داده‌ها، در واقع آنها را به اطلاعات تبدیل می‌کنیم.

• دانش

دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده‌ها ریشه می‌گیرند. تبدیل اطلاعات به دانش در عمل بر عهده خود بشر است. این تبدیل‌ها از طیف واژه‌های زیر که در انگلیسی همگی با حرف "C" شروع می‌شوند، صورت می‌پذیر:

o        مقایسه (Comparison): اطلاعاتی که در مورد شرایطی خاص داریم، چه تفاوتی با اطلاعات مربوط به شرایط یادگیری دارد؟

o        عواقب (Consequences): از اطلاعات موجود، چه استنباطی می‌توان برای تصمیم‌گیری و اقدام کرد؟

o        ارتباطات (Connection): این بخش از دانش چه ارتباطی با دیگر بخش‌ها دارد؟

o        گفت و گو (Conversation): آشکار است که این عملیات دانش‌آفرین، بین انسان‌ها صورت می‌گیرد. ما معمولا داده‌ها را در پرونده‌های آماری و مبادلات و اطلاعات را در پیام‌ها می‌یابیم. اما دانش را از افراد یا گروه‌های آگاه و حتی از روندهای سازمانی بدست می‌آوریم. دانش از طریق رسانه‌ای مثل کتاب و مدارک و یا از شخصی به شخص دیگر چه به صورت گفت و گو و چه به شیوه شاگرد و استادی گسترش می‌یابد.

o        دلیل ارزشمند دانستن دانش، عملی‌تر بودن آن در مقایسه با داده‌ها و اطلاعات است. از دانش می‌توان در تصمیم‌گیری‌های مؤثرتر در مورد راهبردها، رقبا، مشتریان، کانال‌های توزیع، تولیدات و چرخه‌های حیات خدمات استفاده کرد.

• تجربه

دانش، با گذشت زمان از راه تجربیات کسب شده از دوره‌های آموزشی، مطالعه کتابها و آموزش غیررسمی، گسترش یابد. تجربیات، به کارها و رویدادهای گذشته باز می‌گردند. تجربه و تخصص دو کلمه مربوط به هم بوده و معادل‌های فارسی واژه‌های "experience" و "expert" در انگلیسی هستند.
مجرب و متخصص به کسانی اطلاق می‌شود که در زمینه‌ای خاص، از دانشی عمیق برخوردار هستند و با تمرین و تجربه آموخته‌اند و در مقاطعی خاص به دلیل بروز شرایطی خاص، در عمل آزموده و آبدیده شده‌اند.

داونپورت، تامس اچ (1379). مدیریت دانش. مترجم حسین رحمان‌سرشت. تهران: نشر ساپکو.